Die Erstellung von Reports und Forecasts zum aktuellen und/oder zukünftigen Vermarktungstand der Sponsoring- & Hospitalityvermarktung gegenüber des Club-Managements (Geschäftsführung, Vorstand) und den Gremien (Aufsichtsrat, Präsidium) gehören zu den regelmäßig (meist sogar mehrmals pro Monat) zu erledigenden To-Do‘s der B2B-Vermarktungsteams von professionellen Sport-Clubs.

 

Im Zuge dessen stehen die dafür verantwortlichen Mitarbeiter/innen jedoch vor der Herausforderung, dass sie häufig keinen Zugriff auf ein tagesaktuelles Dashboard, Reporting oder Forecasting haben, aus welchem sie in kürzester Zeit die wesentlichen Kennzahlen der B2B-Vermarktung für die laufende oder die kommende(n) Spielzeit(en) auslesen können.  

Zwar hat die Finanzabteilung des Clubs finanzorientierte Buchhaltungs- oder Controllingtools im Einsatz und einige B2B-Vermarktungsteams nutzen möglicherweise ein CRM-System, welches verschiedene Kennzahlen zum Leadmanagement oder dem Angebotsbestand liefert. Aber sponsoringspezifische Daten, wie beispielsweise…

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...Inventardetails:

1. Wie hoch ist der aktuelle Inventarwert?

2. Wie hoch ist die prozentuale Auslastung?

3. Welcher Rechtewert ist bereits Verkauft, aktuell noch Verfügbar oder in erfolgsversprechenden Angeboten inkludiert?

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...Erlösdetails:

1. Wie groß ist die aktuelle Differenz zwischen dem Plan- & Ist-Erlös?

2. Wie sieht der Erlös-Forecast für die kommende Saison aus?

3. Wie sieht der Erlös-Forecast der kommenden Saison bei Aufstieg/Abstieg aus?

4. Wie verhält sich der wertmäßige Cash-/Barter-Share?

5. Wie hoch ist der Anteil erreichter Prämien am Ist-Erlös? 

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...Rabattdetails:

1. Wie hoch ist prozentuale Rabatt, der durchschnittlich auf abgeschlossene Verträge eingeräumt wird?

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...oder auch Vertragsdetails:

1. Wie hoch ist der Anteil der auslaufenden Verträge?

2. Wie viele Verträge verfügen über eine automatische Verlängerungsoption?

3. Wie viele Verträge wurden von Partnern gekündigt?

4. Wie viele Verträge sind bei Aufstieg/Abstieg in der kommenden Saison ggfs. sogar in einer anderen Liga gültig?

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…lassen sich systemgestützt meist nicht abbilden. Und so ergeben sich die Antworten auf die aufgeworfenen Fragen in der Regel nur aus unübersichtlich und komplexen Inventar- & Preislisten sowie tabellarische Sponsoren- & Vertragsübersichten.

 

Folgerichtig besteht die Aufgabe der Vermarktungsteams wiederkehrend darin, zig Listen sowie verschiedenste tabellarische Übersichten zu screenen, um die relevanten Informatio­nen in regelmäßigen Reports & Forecasts händisch zusammenzustellen.

 

Auch wenn über die Zeit für diesen Prozess sicherlich Rou­tinen entstanden sind, ist diese Erstellung – insbesondere im Zuge der jährlichen Lizenzierungen und Nachlizenzierungen der Ligen - mit einem hohen zeitlichen Ressourcenaufwand verbunden. Des Weiteren besteht die Gefahr, dass durch die Komplexität & Unvollständigkeit der verschiedenen Listen und sonstigen Datenquellen wichtige Erlöspotenziale verborgen bleiben oder relevante Daten falsch bzw. erst gar erst nicht ausgewiesen werden (können).

 

Unter dem Strich steht dann nicht nur ein Effizienzverlust im Vermarktungsteam, im schlimmsten Fall fehlen dem Club sogar elementare KPIs, um die eigene Vermarktungsperformance kontinuierlich zu verbessern.

 

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State-of-the-Art-Reporting & -Forecasting mit SponsoRights

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Durch die Zusammenführung aller B2B-Vermarktungsdaten auf einer digitalen Plattform und die automatisierte Erstellung eines tages­aktuellen Dashboards & Forecastings leistet SponsoRights hier Abhilfe.

So erhalten die User des Sponsoring Management Systems einen tagesaktuellen Überblick über alle sponsoringrelevanten Daten. In Ergänzung mit weiteren Analyse- & Filterfunktionen aus den einzelnen Systembereichen (Rechte-, Angebots-, Partner- & Vertrags- sowie Umsetzungs-Management) kann somit – ohne aufwendige, händische Screening- & Erstellungsarbeit – ein automatisiertes State-of-the-Art-Reporting & -Forecasting für das Club-Management und Gremien etabliert werden, sodass das Vermarktungsteam optimal gesteuert und von den Mitarbeiter/innen in der Vermarktung gleichzeitig auch mehr Zeit für Akquise und Partnerma­nagement aufgewendet werden kann.

 

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Die Dashboard- & Reporting-Lösung von SponsoRights im Überblick